أفضل النصائح الخاصة بالبريد الوارد في Gmail

 إن Gmail ليس مجرد عنوان بريد إلكتروني - إنه أداة مذهلة، ولكن هناك احتمالات جيدة أنك لم تتعرف إلا على مدى قوتها المذهلة. هناك مجموعة من حيل Gmail المتاحة (مثل تمكين إشعارات سطح المكتب، والردود الجاهزة، وميزة التراجع عن الإرسال، وما إلى ذلك) لمساعدتك على استخدامه بشكل أفضل.

في هذا الدليل، سنعرض لك أفضل النصائح الخاصة بالبريد الوارد في Gmail تحويل Gmail الخاص بك إلى قوة إنتاجية أكثر من مجرد عنوان بريد إلكتروني؟ ربما تحتاج إلى مساعدة في إدارة عملاءك المحتملين عبر البريد الإلكتروني؟ هل تريد التأكد من أن حساب Gmail الخاص بك آمن قدر الإمكان؟ هل تحاول أن تصبح أكثر تنظيمًا بمجرد استخدام الإعدادات العامة لصندوق بريدك الإلكتروني؟ هل ترغب في جعل استخدام البريد الوارد في Gmail أسرع؟

1. إنشاء المهام وربطها برسائل البريد الإلكتروني أثناء قراءة أي بريد إلكتروني، قم بتنفيذ المهام المرتبطة بالرسالة: يمكنك إضافة تكامل Todoist إلى صندوق بريد Gmail الخاص بك عن طريق النقر على زر علامة الجمع واختيار التطبيق من القائمة. بمجرد اتصالك بتودويست، افتح أي بريد إلكتروني وانقر على أيقونة التطبيق لإنشاء مهمة سترتبط مرة أخرى برسالة البريد الوارد تلك. يمكنك بعد ذلك تعديل المهمة لتضمين تاريخ التسليم والمشروع ومستوى الأولوية داخل حساب Gmail الخاص بك. 2. جدولة الاجتماعات داخل حساب Gmail الخاص بك قم بحل معضلات جدولة الاجتماع من خلال اقتراح الأوقات المتاحة والسماح للحاضرين بتحديد المكان الذي يكونون متاحين فيه أيضًا للاجتماع ضمن الإطار الزمني المحدد. Mixmax هو امتداد Chrome شائع لـ Gmail يتيح لك جدولة الاجتماعات داخل البريد الإلكتروني. يمكنك اقتراح مجموعة من أوقات الاجتماعات والسماح للمستلمين باختيار ما يناسبهم حتى تقوم بتضييق الوقت المثالي للاجتماع. يتضمن Mixmax أيضًا مجموعة من الخيارات الأخرى مثل استطلاعات الرأي عبر البريد الإلكتروني والتتبع والمزيد. 3. أضف لوحات تشبه Trello إلى Gmail الخاص بك إذا كنت لا ترغب في دمج التطبيق، فلا يزال بإمكانك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في لوحات، تمامًا مثل البطاقات في Trello، للحفاظ على تنظيم الأشياء أو إنشاء سير عمل: Sortd عبارة عن مظهر ذكي لـ Gmail يحول صندوق الوارد الخاص بك إلى لوحة يمكنك من خلالها سحب رسائل البريد الإلكتروني وإفلاتها في أعمدة باتباع أي سير عمل أو ترتيب فرز تريده. يعمل هذا بشكل رائع بالنسبة لسير عمل جهات الاتصال أو البريد الإلكتروني لفرق المبيعات، بالإضافة إلى إدارة المشاريع والتخطيط. 4. التحقق من المرسلين الحقيقيين تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الواردة من كبار تجار التجزئة والعلامات التجارية حقيقية باستخدام ميزة Gmail القياسية هذه: يمكنك التحقق مما إذا تم إرسال بريد إلكتروني من مرسل حقيقي عن طريق التحقق من التفاصيل (انقر فوق السهم الصغير الموجود أسفل عنوان البريد الإلكتروني للمرسل). سيكون للرسائل التي تمت مصادقتها اسم المجال في الرؤوس "مرسلة بواسطة" و"موقّعة بواسطة". وإلا فإنها سوف تحتوي على علامات استفهام. لاحظ أن رسائل البريد الإلكتروني التي لم تتم مصادقتها تتطلب الحذر؛ ومع ذلك، في بعض الأحيان تواجه الشركات الحقيقية مشاكل في المصادقة. 5. اكتشف رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تعقبها حتى قبل أن تفتحها، تعرف على رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تعقبها من قبل مرسليها. قم بتثبيت Ugly Email، وفي أي وقت يحتوي بريدك الإلكتروني على برنامج نصي للتتبع، سيظهر مع ما يطلق عليه الملحق "العين الشريرة". وبهذه الطريقة، يمكنك دائمًا التأكد من أنه قد يتم تنبيه شخص ما بأنك فتحت رسالته - وهي معلومة قيمة عندما قد لا تتمكن من العودة إليها على الفور. 6. احذف رسائل البريد الإلكتروني المرسلة باستخدام Gmail إحدى حيل Gmail الأقل شهرة هي إمكانية إلغاء وصول أي شخص إلى أي رسالة بريد إلكتروني باستخدام ميزة خاصة في Gmail. لا يعرف الكثير من مستخدمي Gmail عن الوضع السري، ولكنه يسمح لك بتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية على البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، سيفقد المستلم أيضًا إمكانية نسخ أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني الذي أرسلته، بالإضافة إلى أي مرفقات فيه. لتنشيط الوضع السري، ابحث عن زر القفل والساعة في نافذة الإنشاء، وانقر فوقه، واختر تاريخ انتهاء الصلاحية، ثم اضغط على "حفظ". 7. اكتشف من شارك عنوان بريدك الإلكتروني استخدم قواعد اسم حساب Gmail لإنشاء عناوين بريد إلكتروني فريدة تعمل مع حساب Gmail الخاص بك. هل تعلم أن علامات الترقيم غير ضرورية في عناوين البريد الإلكتروني في Gmail؟ يمكنك إضافة "." أو "+" في أي مكان في عنوان Gmail الحالي وسيظل يظهر في بريدك الوارد. لذلك، في أي وقت تقوم فيه بالتسجيل للحصول على شيء ما، جرب صيغة مختلفة، مثل "yo.ouremail@gmail.com"، وقم بتدوينه. وبعد ذلك، يمكنك البحث أو حتى إنشاء مرشح لمعرفة الوقت الذي يتم فيه ذلك

يستخدم شخص ما تكوين البريد الإلكتروني هذا لإرسال شيء ما إليك. 8. استخدم Gmail دون اتصال نصيحة Gmail الأخرى هي استخدام Gmail في وضع عدم الاتصال. ولكن كيف يمكنك الوصول إلى رسائلك عندما لا يكون لديك إمكانية الوصول إلى الإنترنت على الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر الشخصي؟ منذ بعض الوقت، كان هناك تطبيق Gmail Offline Chrome الذي يتيح لك التحقق من حسابات Gmail الخاصة بك حتى لو لم تكن متصلاً بالإنترنت. لم يعد هذا التطبيق متاحًا لأنه يمكنك الآن جعل Gmail متاحًا في وضع عدم الاتصال عن طريق تحديد المربع المقابل في الإعدادات. 9. قم بمعاينة أي بريد إلكتروني دون فتحه أضف عمودًا ثالثًا إلى نافذة Gmail الخاصة بك مع معاينة الرسالة المحددة كما هو الحال في Mailbird وOutlook وبرامج البريد الإلكتروني الأخرى. افتراضيًا، تظهر رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في صندوق بريد Gmail كقائمة. ومع ذلك، يمكنك تغيير ذلك عن طريق إضافة جزء القراءة في الإعدادات السريعة (انقر فوق رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا) ومعاينة الرسائل فيه. يمكنك أيضًا إضافة أقسام (أو أجزاء) متعددة إلى بريدك الوارد، وتخصيص ما يجب أن يظهر في كل منها. يمكنك الوصول إلى هذه الميزة بالانتقال إلى علامة التبويب "البريد الوارد" في "الإعدادات" واختيار "صناديق وارد متعددة" في نوع البريد الوارد. 10. مشاركة تسميات Gmail مع مستخدمي Gmail الآخرين هذه إحدى حيل البريد الوارد الأكثر شيوعًا في Gmail. التعاون في إنشاء مسارات عمل أفضل باستخدام التصنيفات المشتركة في Gmail. يتيح لك تثبيت ملحق Hiver لـ Gmail مشاركة تصنيفاتك وجهات اتصالك والمزيد مع مستخدمي Gmail الآخرين. يمكن أن يكون هذا أمرًا رائعًا للمؤسسات أو الفرق التي تشارك سير العمل أو أي نوع آخر من إدارة البريد الإلكتروني خارج نظام إدارة المحتوى التقليدي. 11. استخدم الردود المعلبة هناك خدعة أخرى للبريد الوارد في Gmail وهي حفظ وإرسال الردود والرسائل المستخدمة كثيرًا لتوفير الوقت. في قائمة الإعدادات، انتقل إلى علامة التبويب خيارات متقدمة وقم بتمكين القوالب. في المرة التالية التي تكتب فيها رسالة، ستتمكن من كتابة مجموعتك الأولى من الردود عن طريق تحديد السهم لأسفل، والتمرير على القالب > حفظ المسودة كقالب، والنقر على "حفظ كقالب جديد". من تلك النقطة فصاعدًا، يمكنك دائمًا إدخال استجاباتك المحفوظة (بما في ذلك حقول الدمج). 12. حفظ مرفقات البريد الإلكتروني في Google Drive قم بتنزيل أي مرفقات يتم إرسالها إلى البريد الوارد الخاص بك تلقائيًا في Google Drive حتى لا تفقدها أبدًا. تفضل بزيارة صفحة Zapier's Gmail إلى Google Doc zap. إذا لم تستخدم Zapier من قبل، فستحتاج إلى إنشاء حساب أولاً. بعد ذلك، ستحتاج إلى اتباع الخطوات اللازمة لمنح Zapier الإذن لإدارة حساباتك على Google Drive وGmail. بمجرد التعيين، سيقوم برنامج Zap الخاص بك بتسليم كل المرفقات إلى مجلد Google Drive المحدد. 13. قم بتأجيل رسائل ومحادثات Gmail لوقت لاحق قم بإزالة الرسائل من صندوق الوارد الخاص بك لمعالجتها خلال ساعة أو يوم أو أسبوع أو أكثر - مما يتيح لك مسح صندوق الوارد الخاص بك دون فقدان أي شيء. في أي وقت تتلقى فيه رسالة Gmail لا تريد الاهتمام بها على الفور، انقر فوق رمز الساعة في شريط القائمة العلوي وحدد الوقت الذي تريد أن تظهر فيه مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هناك أية رسائل بريد إلكتروني لا ترغب في تلقيها في المستقبل، فيمكنك إما حظر المرسل أو إلغاء الاشتراك إذا كانت متعلقة بالعمل. 14. احصل على الملفات الشخصية الاجتماعية لجهات الاتصال الخاصة بك، والمسميات الوظيفية، وتفاصيل الشركة، والمزيد اطلع على الملف الشخصي للمستلم على Twitter وآخر التغريدات وتحديثات Facebook والملف الشخصي على LinkedIn والمعلومات السكانية. Contact+ هو امتداد Chrome الذي يجمع كل التفاصيل المتعلقة بجهات اتصال Gmail الخاصة بك في جزء جانبي بجانب رسائلك الواردة منهم. يمكنك أيضًا تدوين الملاحظات وتطبيق التصنيفات وإضافتها عبر الشبكات الاجتماعية الأخرى التي ربما لم تتصل بها بعد. من المزايا الإضافية لمندوبي المبيعات أو قسم الموارد البشرية أنه يطلع أيضًا على التفاصيل الخاصة بشركة جهة الاتصال الخاصة بك، بما في ذلك ملفاتها الشخصية ونشاطها الاجتماعي. 15. إرسال رسائل البريد الإلكتروني من عناوين مختلفة (حتى تلك التي لا تنتمي إلى Gmail) قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني من عنوان بريد إلكتروني مختلف عن الذي تم إرسال الرسالة الأصلية إليه. انتقل إلى الإعدادات، ثم الحسابات والاستيراد، وأضف حسابات البريد الإلكتروني الأخرى في قسم "إرسال البريد باسم". بمجرد الإضافة، ستتمكن من النقر على صورتك في أي نافذة منبثقة للرد السريع أو نافذة إنشاء الرسائل المنبثقة لتحديد الحساب الذي تريد إرسال الرسالة منه. سيتم أيضًا تطبيق أي توقيعات قمت بإعدادها. 16. تعرف على متى يفتح شخص ما بريدك الإلكتروني اكتشف ما إذا كان جميع المستلمين قد فتحوا بريدك الإلكتروني وفي أي وقت. يحتوي إصدار Mailbird Premium على ميزة مفيدة لتتبع رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك الذهاب إلى قائمة إعدادات الإنشاء وتمكين الميزة، وأي مراسلات مستقبلية ستظهر مع متتبع كمن، وإذا كان لديهم الصور قيد التشغيل.

17. احصل على تذكيرات للمتابعة احصل على خيار إنشاء تذكيرات متابعة لهم تلقائيًا. قم بتثبيت ملحق Chrome FollowUp وقم بتسجيل الدخول باستخدام الطريقة التي تفضلها. ستحتاج أيضًا إلى منح التطبيق إذنًا لإدارة Gmail الخاص بك. بمجرد تثبيته، سترى خيارات جديدة في نافذة الإنشاء في Gmail، بما في ذلك خيار تتبع هذا البريد الإلكتروني وإرساله لاحقًا والمزيد. 18. قم بإلغاء إرسال بريد إلكتروني باستخدام Gmail منع إرسال أي بريد إلكتروني باستخدام Gmail لفترة قصيرة من الوقت باستخدام هذا الإعداد. انتقل إلى قائمة الإعدادات في Gmail، وفي علامة التبويب "عام"، قم بالتمرير لأسفل إلى "تراجع عن الإرسال". هنا، يمكنك تفعيل الميزة من خلال النقر على زر الاختيار وتحديد الفترة الزمنية التي ترغب في أن تتمكن من التراجع عن إرسال أي رسالة (يمكنك اختيار ما يصل إلى 30 ثانية للتأخير). عند تفعيلها، تحتفظ هذه الميزة بالبريد الإلكتروني في صندوق الصادر الخاص بك قبل إرساله، مما يتيح لك الوقت للتراجع عن الإرسال إذا لزم الأمر. 19. اصنع اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بك استخدم ميزة Gmail هذه لإنشاء مجموعات الاختصارات الخاصة بك للوظائف المستخدمة كثيرًا. مرة أخرى، في علامة التبويب خيارات متقدمة في إعدادات Gmail، يمكنك تمكين اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة. لا تنس حفظ التغييرات لتنشيط الميزة — سيعيد Gmail تحميل الصفحة، وفي المرة القادمة التي تنتقل فيها إلى الإعدادات، ستكون هناك علامة تبويب جديدة ("اختصارات لوحة المفاتيح") حيث يمكنك تعيين الاختصارات التي تحتاجها. 20. ابحث عن صور GIF وأرسلها في Gmail ابحث عن صور GIF المتحركة وأدخلها مباشرة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يسمح ملحق Gfycat Chrome لمستخدمي Gmail بالبحث في قاعدة بياناته الخاصة بصور GIF الشائعة وإدراجها في نص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بمجرد النقر فوق الرمز الموجود في شريط أدوات التنسيق. 21. مشاركة الملفات الكبيرة باستخدام Gmail قم بإرسال الروابط مع رسالتك مع الحصول على إذن للوصول إلى الملف، مما يسمح لك بإرسال ملفات كبيرة دون القلق بشأن الحدود. يحتوي Dropbox على ملحق Chrome رائع يسمح لك بمشاركة الروابط إلى ملفات Dropbox الخاصة بك دون الحاجة إلى فتح Dropbox ونسخها/لصقها يدويًا. وأفضل ما في الأمر هو أن هذه الطريقة تتيح لك مشاركة الملفات الكبيرة في لمح البصر. 22. تسريع Gmail ابحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة الكبيرة واحذفها لتسريع Gmail الخاص بك. يجد FindBigMail رسائل البريد الإلكتروني الكبيرة ويفرزها ويتيح لك حذفها. يمكن أن يكون لهذا تأثير مذهل في تسريع حسابات Gmail. ويمكنه أيضًا أن يجعل التحقق من حساب Gmail الخاص بك باستخدام عملاء البريد الإلكتروني أسرع بكثير نظرًا لأنهم بحاجة إلى تنزيل رسائلك. 23. احتفظ بـ Gmail باعتباره تطبيق البريد الإلكتروني الافتراضي فرض mailto: الروابط والتطبيقات الأخرى لفتحها باستخدام Gmail، ومنعها من الفتح مع عملاء البريد الإلكتروني الآخرين. لا يضيف إرسال باستخدام Gmail زرًا صغيرًا في شريط مهام Chrome الذي يسمح لك بكتابة رسائل بريد إلكتروني سريعة فحسب، بل يفرض أيضًا أي روابط أو مطالبات بفتح عميل البريد الإلكتروني الافتراضي لاستخدام Gmail. إذا وجدت نظامك يحاول بشكل روتيني فتح عملاء البريد الإلكتروني الأصليين بدلاً من Gmail، فهذا الامتداد مناسب لك. 24. استخدم ورقة الغش لاختصارات لوحة المفاتيح في Gmail يمكنك الوصول إلى نظرة عامة سريعة على جميع اختصارات لوحة مفاتيح Gmail ووصف تفصيلي لما يفعله كل منها. في بعض الأحيان، قد يكون المفتاح القصير بمثابة خدعة كبيرة عبر البريد الإلكتروني. لتنشيط اختصارات لوحة المفاتيح والوصول إلى ورقة الغش، انتقل إلى الإعدادات > عام > اختصارات لوحة المفاتيح وحدد زر الاختيار بجوار "تشغيل اختصارات لوحة المفاتيح". احفظ إعداداتك قبل الخروج. مع تنشيط الاختصارات، يمكنك الضغط على اضغط على Shift-؟ في أي وقت لعرض ورقة الغش كاملة مع جميع اختصارات لوحة المفاتيح. 25. كتم المحادثات في Gmail إحدى حيل Gmail الأقل شهرة هي كتم المحادثات: منع ظهور المزيد من رسائل البريد الإلكتروني في سلسلة المحادثة الحالية في صندوق الوارد الخاص بك. لمنع أي رسائل بريد إلكتروني أخرى في سلسلة رسائل بريد إلكتروني من سد صندوق الوارد الخاص بك، انقر فوق "المزيد" مع فتح محادثة البريد الإلكتروني. ثم اضغط على كتم الصوت. لن تظهر المزيد من رسائل البريد الإلكتروني في هذا الموضوع كرسائل بريد إلكتروني جديدة في صندوق الوارد الخاص بك. 26. اكتشف ما إذا كان شخص آخر لديه حق الوصول إلى حساب Gmail الخاص بك تعرف على ما إذا كان أي شخص آخر قد استخدم حساب بريدك الإلكتروني عن طريق التحقق من سجلات أنشطة حسابك الأخيرة في Gmail. إذا كنت قلقًا بشأن اختراق حسابك، فيمكنك التحقق من سجلات نشاط Gmail الخاص بك عن طريق التمرير إلى أسفل نافذة Gmail والنقر على "التفاصيل" (انظر لقطة الشاشة). سيتم فتح نافذة جديدة تحتوي على جميع أنشطة حسابك، بما في ذلك الإضافات والتطبيقات وسجلات وصول العميل. عندما تكون في شك، فمن الأفضل تغيير كلمة المرور الخاصة بك على أي حال.